Stadgar

§ 2 Föreningen är en regional sammanslutning av personer med intresse för lokalhistoria och släktforskning.

§ 3 Föreningen har till syfte att främja det gemensamma intresset för släkt- och lokalhistoria till ömsesidigt gagn och ingens förfång.

§ 4 Medlem i Föreningen är en var fysisk person, som erlagt den av årsmötet fastställda medlemsavgiften. Som fysisk person räknas endast enskilda medlemmar.

§ 5 Föreningen är politiskt och religiöst obunden.

§ 6 Vid Föreningens medlemsmöten äger varje medlem som fullgjort sina förpliktelser en röst. Till varje medlem skall skriftlig kallelse sändas, om ej styrelsen beslutar annat.

§ 7 Omröstning vid Föreningens möten sker öppet, såvida inte någon av de närvarande medlemmarna med rösträtt påkallar sluten omröstning, då sådan ej må vägras.

§ 8 Föreningens räkenskapsår är kalenderår. Årligen skall före den 15 (femtonde) januari till revisorerna för granskning ha lämnats räkenskaper, protokoll och förvaltningsberättelse för föregående verksamhetsår.

§ 9 För granskning av Föreningens räkenskaper utser Föreningens ordinarie årsmöte två revisorer och en revisorssuppleant för en tid av ett år.

§ 10 Vid Föreningens årsmöte skall medlemmarna utse en ordinarie ordförande för ett år. Och fyra ordinarie styrelseledamöter, varav två skall väljas på två år. Årsmötet skall också utse två styrelsesuppleanter.

§ 11 Föreningens arbetsutskott skall bestå av ordförande och två ledamöter. Arbetsutskottet utses av styrelsen.

§ 12 Vid ordinarie årsmöte, som skall hållas under februari månad, skall följande ärenden behandlas:

1. Årsmötets öppnande. 2. Godkännande av dagordningen. 3. Frågan om mötets behöriga utlysande. 4. Val av ordförande för årsmötet. 5. Val av sekreterare för årsmötet. 6. Val av två justeringsmän tillika rösträknare vid årsmötet. 7. Föredragande av styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret. 8. Föredragande av ekonomiska verksamheten för det gångna verksamhetsåret. 9. Föredragande av revisionsberättelsen. 10. Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret 11. Val av föreningsordförande för det kommande verksamhetsåret 12. Val av fyra ordinarie styrelseledamöter, två av ledamöterna väljs på ett, två väljs på två år. 13. Val av två styrelsesuppleanter, båda väljs på ett år. 14. Val av två revisorer och en revisorsuppleant, samtliga väljs på ett år. 15. Val av programkommitté på fyra ordinarie ledamöter och två suppleanter. Sammankallande skall utses av årsmötet och ingå i styrelsen. 16. Val av valberedning på tre personer, samtliga väljs på ett år. 17. Beslut om nästkommande verksamhetsårs medlemsavgift. 18. Styrelsens förslag och framställningar. 19. I förekommande fall utnämnande av hedersledamot. 20. Avslutning. § 13 Familjemedlemskap (gift eller sammanboende), kan vinnas i Föreningen genom inbetalande av halva ordinarie medlemsavgiften.

§ 14 Efter årsmötet skall den nyvalda styrelsen omgående konstitueras.

§ 15 Vid omröstning på Föreningens möten där lika röstetal uppstår skall ordförandes röst vara avgörande.

§ 16 Vid extra årsmöte skall endast de frågor som upptas på kallelse avhandlas.

§ 17 Förslag och framställningar till Föreningens ordinarie årsmöte skall inlämnas till styrelsen för behandling före den 1 januari det år som ärendet skall behandlas av årsmötet.

§ 18 Förslag till ändring av dessa stadgar skall skriftligen inlämnas till styrelsen, som efter prövning skall lämna förslag till Föreningens medlemmar för avgörande. Beslut om ändring av stadgarna skall tas med två tredjedels majoritet vid två på varandra följande föreningsmöten, varav ett skall vara utlyst som årsmöte.

§ 19 Ordförande skall driva Föreningens verksamhet. Han skall öppna och leda Föreningens olika möten och sammanträden samt underteckna Föreningens avgående skrivelser och andra upprättade handlingar. Vid ordförandens frånvaro fullgörs dessa uppgifter av vice ordföranden.

§ 20 Föreningens namn i ekonomiska frågor tecknas av ordföranden och kassören var för sig.

§ 21 Styrelsen har om man finner det nödvändigt rätt att utse nödvändiga kommittéer och utskott. I varje kommitté skall finnas en representant från styrelsen.

§ 22 Kallelse till föreningens årsmöte skall ske skriftligen och skall vara föreningens medlemmar tillhanda minst fjorton dagar före årsmötet.

§ 23 Då ärenden upptages till beslut i styrelsen skall minst hälften av styrelsens ledamöter vara närvarande.

§ 24 För beslut om Föreningens upplösning erfordras två föreningsmöten varav ett skall vara utlyst som årsmöte. Beslut skall antagas med minst två tredjedels majoritet på båda mötena.

§ 25 I händelse av Föreningens upplösning skall dess samlingar och tillgångar överlämnas till arkiv eller organisation som beslutas vid Föreningens möten enligt § 24.

Stadgarna fastställda vid årsmöte 1986

Töreboda släktforskarförening – integritetspolicy enligt GDPR (Generell Data Protection Regulation)

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Töreboda släktforskarförening (organisationsnummer 802 501 -9764) (nedan kallad Tsff) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet.

I och med att du går med i Tsff lämnar du samtycke till att föreningen lagrar dina personuppgifter.

Föreningen är en regional sammanslutning av personer med intresse för lokalhistoria och släktforskning.

Observera att personuppgifter insamlade i släktforskningssyfte omfattas inte av GDPR.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Tsff behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (möten och andra aktiviteter, via brev eller e-post) och för att föra viss statistik (antal medlemmar per år).

Dina personuppgifter som medlem

Dina personuppgifter i form av namn, adress, e-mail finns i ett medlemsregister i en Access-databas hos Tsff´s IT-ansvarige. Från den databasen kan utskrift göras. Medlemsregistret innehåller endast nuvarande medlemmar, det finns ingen historik på tidigare medlemmar.

Observera att Tsff inte någonstans lagrar ditt personnummer.

E-mail-adressuppgiften finns även i en mail-lista hos ordföranden för utskick av inbjudan och annat. Listan (som inte är komplett) uppdateras enligt medlemmarnas uppgifter direkt till ordföranden. Du kan när som helst begära att bli struken från den mail-listan.

Personuppgifter för Tsff´s förtroendevalda finns på föreningens hemsida (administreras av föreningens IT-ansvarige. De består av namn, adress, telefonnummer och länk till e-mailadress.

Personuppgifter (namn) lämnas till vår samarbetspartner Studieförbundet Vuxenskolan i Skaraborg i samband med kurser och vissa andra evenemang. Där behandlas de för statistiska ändamål och för att föreningen ska erhålla statliga medel enligt Studieförbundet Vuxenskolans regelverk om personuppgifter (https://www.sv.se/om-sv/integritetspolicy/ ). Studieförbundet Vuxenskolan kompletterar med personnummer.

Personuppgifter (namn och ibland även adress) finns i föreningens redovisning (verifikationer) i samband med årsavgiftens erläggande eller andra ekonomiska transaktioner. Verifikationerna hanteras enligt god redovisningssed baserat på bokföringslagen.

Redovisning med verifikationer förvaras i pappersform hos kassören men även i Nordeas elektroniska redovisning för Tsff´s plusgiro. Till detta konto har ordförande och kassör behörighet var för sig.

Tillfälliga medlemslistor för olika syften såsom kurser, utflykter och föreningsfester förvaras i tillfälliga dokument, som sedan raderas eller rivs sönder.

Töreboda släktforskarförenings data förvaras i de berörda förtroendevaldas datorer och pärmar. Datat skyddas med normala backup-rutiner och normal hantering av viktig information på papper.

Vilka rättigheter har du? Du som registrerad i föreningen har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att få ett registerutdrag avseende föreningens behandling av dina personuppgifter.

Föreningen ska vid begäran av registerutdrag förse dig med en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna tills de blir ändrade.

Du har under vissa omständigheter rätt att bli raderad: • Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och du återkallar samtycket

• Om personuppgifterna har behandlats olagligt • Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet

Du kan när som helst utöva dina rättigheter genom att begära tillgång till och rättelse eller radering av personuppgifter, begära begränsning av behandling eller invända mot behandling. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter.

Du kan när som helst begära utträde ur föreningen med åtföljande radering ur medlemsregister och informationsmaillista.

Vidare har du rätt att inge ett klagomål avseende föreningens behandling av personuppgifter till Datainspektionen, besök www.datainspektionen.se.

Mer att läsa om General Data Protection Regulation (GDPR) finns hos Dataskyddsinspektionen, https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/

Töreboda släktforskarförenings ordförande är ansvarig för hur digitaliserade och övriga personuppgifter hanteras av förening. Det praktiska handhavandet är delegerat till IT-ansvarig/kassör.

Töreboda den 25 maj 2018, reviderad 2019-01-14

Kerstin Carlborg Ordförande i Töreboda släktforskarförening